Notes de frais : règles, justificatifs et bonnes pratiques

Déjeuner avec un client, train pour un salon, nuit d’hôtel lors d’un chantier éloigné : la note de frais fait partie du quotidien de nombreuses entreprises. Bien gérée, elle est neutre sur le plan social et déductible sur le plan fiscal. Mal documentée, elle peut être remise en cause lors d’un contrôle fiscal ou Urssaf.

Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Un frais professionnel est une dépense engagée par un salarié pour les besoins de son activité, puis remboursée par l’employeur. Elle ne constitue pas un salaire. Les frais professionnels ne sont donc ni intégrés à la rémunération ni soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS.

Il ne faut pas les confondre avec les avantages en nature (véhicule de fonction utilisé à titre privé, logement de fonction, etc.). Ceux-ci, au contraire, font partie de la rémunération et sont en principe soumis aux cotisations.

Deux façons de rembourser

• Le remboursement des frais réels : l’entreprise rembourse le montant exact de la dépense, sur présentation des justificatifs.
• Les allocations forfaitaires : l’entreprise verse une somme fixe (par repas, par nuitée, par kilomètre…). Elle reste exonérée dans les limites fixées par la réglementation sociale, à condition que le salarié soit effectivement dans la situation visée.

Pour l’utilisation d’un véhicule personnel, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique. Vérifiez toujours la version en vigueur avant de l’appliquer.

Quand la dépense est-elle déductible ?

Sur le plan fiscal, une charge est déductible du résultat si elle remplit plusieurs conditions cumulatives :

1. elle est engagée dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre d’une gestion normale ;
2. elle correspond à une charge effective et elle est appuyée de justificatifs suffisants ;
3. elle est rattachée à l’exercice au cours duquel elle a été engagée.

Une dépense personnelle maquillée en note de frais n’est pas déductible. Selon les cas, elle peut même être requalifiée en rémunération ou en avantage.

Et la TVA ?

Pour récupérer la TVA, il faut en principe une facture en bonne et due forme, établie au nom de l’entreprise, qui fait apparaître la taxe. Toutes les dépenses n’ouvrent pas droit à déduction. Par exemple, la TVA sur les frais de logement des dirigeants et du personnel n’est pas récupérable. Un simple ticket de carte bancaire ne suffit pas.

Les justificatifs à conserver

• la facture ou le ticket détaillé, avec la date, le lieu et le montant ;
• l’objet professionnel de la dépense (rendez-vous, salon, chantier) ;
• pour un repas d’affaires, le nom et la société des invités ;
• pour un déplacement en véhicule personnel, le trajet, le kilométrage et la puissance fiscale du véhicule.

Ces pièces sont des justificatifs comptables. Elles suivent les durées de conservation de la comptabilité. Elles peuvent être numérisées si les conditions réglementaires de numérisation sont respectées.

Les bonnes pratiques

1. Rédigez une politique de frais : dépenses autorisées, plafonds internes, délai de remise des notes.
2. Imposez un rythme : une note mensuelle évite les oublis et les tickets perdus.
3. Contrôlez avant de rembourser : cohérence des dates, des montants et de l’objet.
4. Soyez vigilant pour le dirigeant : ses frais sont regardés avec attention lors d’un contrôle.

Chaque situation a ses particularités : dirigeant salarié ou non, grands déplacements, télétravail… Notre équipe fiscalité et nos spécialistes de la paie peuvent vous aider à fixer des règles claires et conformes.

Sources : « Avantages en nature et frais professionnels : quelles sont les différences ? », entreprendre.service-public.gouv.fr ; BOI-BIC-CHG-10 « Conditions générales de déduction des frais et charges » et BOI-BIC-CHG-10-10 « Frais et charges exposés dans l’intérêt de l’entreprise », bofip.impots.gouv.fr ; BOI-TVA-DED-30-30-10 « Exclusions du droit à déduction – Dépenses de logement », bofip.impots.gouv.fr