Combien de temps conserver vos documents comptables, fiscaux et sociaux ?

Factures, relevés bancaires, bulletins de paie, procès-verbaux d’assemblée… Une entreprise accumule chaque année des centaines de documents. Tous ne se conservent pas aussi longtemps. Les durées dépendent de la nature du document et du texte qui l’encadre : Code de commerce, Livre des procédures fiscales, Code du travail ou Code civil. Voici les repères essentiels.

Les documents comptables : 10 ans

Le Code de commerce (article L123-22) impose de conserver pendant dix ans les documents comptables et les pièces justificatives. Le délai court à partir de la clôture de l’exercice. Sont concernés :

• le livre-journal, le grand livre et les autres registres comptables ;
• les pièces justificatives : bons de commande, bons de livraison, factures clients et fournisseurs ;
• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).

Les documents fiscaux : 6 ans en principe

L’administration fiscale dispose d’un droit de communication et de contrôle. Le Livre des procédures fiscales (article L102 B) fixe un délai général de six ans. Il court à compter de la dernière opération inscrite dans les livres, ou de la date à laquelle le document a été établi. Ce délai vise notamment les documents liés à l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés, à la TVA, à la CFE et à la CVAE.

En cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé), le délai de reprise de l’administration peut être porté à dix ans. Comme les pièces comptables doivent de toute façon être gardées dix ans, la règle la plus simple consiste à aligner l’archivage sur cette durée.

Les documents sociaux et la paie

• Double des bulletins de paie : 5 ans. Lorsque le bulletin est remis sous forme électronique, l’employeur doit en garantir la disponibilité pour le salarié sur une très longue durée.
• Registre unique du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié.
• Documents relatifs aux contrats et aux salaires : 5 ans.
• Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans.
• Décomptes de la durée du travail : 1 an pour les heures, 3 ans pour les jours en cas de forfait jours.

Le traitement de la paie produit beaucoup de documents. Nos équipes paie et gestion sociale peuvent vous aider à organiser leur archivage.

Les documents juridiques de la société

• Statuts et actes modificatifs : 5 ans à compter de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS.
• Registres et procès-verbaux d’assemblées : 5 ans à partir de leur dernière utilisation.
• Contrats et correspondances commerciales : 5 ans.

D’autres documents suivent des règles spécifiques : 30 ans pour les actes d’acquisition ou de vente d’un bien immobilier, par exemple.

Papier ou électronique ?

Les documents créés ou reçus sous forme électronique se conservent sous cette forme. Les factures papier, reçues ou émises, peuvent aussi être numérisées puis conservées sous forme électronique. La copie doit alors être fidèle à l’original, en image comme en contenu. Le fichier doit être sécurisé (format PDF, cachet serveur, empreinte numérique ou signature électronique) et horodaté. Si ces conditions ne sont pas respectées, l’original papier reste la seule pièce valable.

Quelques bonnes pratiques

1. Classez vos documents par exercice et par nature.
2. Retenez toujours la durée la plus longue lorsqu’un document relève de plusieurs règles.
3. Sauvegardez vos archives électroniques sur plusieurs supports.
4. Avant toute destruction, vérifiez qu’aucun contrôle, litige ou procédure n’est en cours.

Un doute sur un document précis ? Votre expert-comptable peut vous aider à bâtir un plan d’archivage adapté à votre activité, en lien avec la tenue de votre comptabilité. N’hésitez pas à nous contacter.

Sources : « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? », entreprendre.service-public.gouv.fr, vérifié le 1er juillet 2024 ; Code de commerce, article L123-22, legifrance.gouv.fr ; BOI-CF-COM-10-10-30-10 « Délai et mode de conservation des documents », bofip.impots.gouv.fr