En bref
- La DPAE se fait auprès de l’Urssaf avant la prise de poste, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.
- Le registre unique du personnel doit être ouvert dès le premier salarié.
- La visite d’information et de prévention a lieu en principe dans les 3 mois suivant la prise de poste.
- La complémentaire santé collective doit être financée par l’employeur à 50 % au moins.
Recruter un premier collaborateur est une étape importante dans la vie d’une entreprise. C’est aussi le moment où apparaissent de nouvelles obligations. Bien les anticiper vous évite des oublis coûteux et vous permet d’accueillir votre salarié dans de bonnes conditions.
Avant l’arrivée : préparer le cadre
Identifier la convention collective
La convention collective applicable dépend de l’activité principale de l’entreprise. Elle fixe souvent la classification, le salaire minimum, la période d’essai, les primes ou la prévoyance. C’est la première chose à vérifier : elle conditionne le contrat et la paie.
Rédiger le contrat de travail
Un CDD ou un contrat à temps partiel doit obligatoirement être écrit. Pour un CDI à temps plein, l’écrit reste vivement recommandé. Le contrat précise notamment le poste, la rémunération, la durée du travail, le lieu de travail et la période d’essai. Votre convention collective peut imposer des mentions supplémentaires.
Les formalités obligatoires
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La DPAE est obligatoire pour chaque salarié. Elle est adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Pour un premier salarié, elle déclenche plusieurs démarches en une fois :
- l’ouverture de votre compte employeur à l’Urssaf ;
- l’immatriculation du salarié à la CPAM ;
- votre affiliation à l’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail (SPST) et la demande d’examen médical d’embauche.
Si l’embauche ne se concrétise pas, prévenez rapidement l’Urssaf.
Le registre unique du personnel
Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié. Les salariés y sont inscrits dans l’ordre des embauches, avec des mentions obligatoires : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, type de contrat. Les stagiaires figurent dans une partie spécifique. Le registre peut être tenu sur papier ou sous forme numérique.
La visite d’information et de prévention
Elle remplace l’ancienne visite médicale d’embauche. Elle doit en principe avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste effective. Certains salariés, comme les travailleurs de nuit ou les moins de 18 ans, doivent être vus avant leur affectation.
Protection sociale et paie
Vous devez proposer une complémentaire santé collective et en financer au moins 50 %. Selon votre convention collective, une prévoyance peut aussi être obligatoire. Pensez également à l’affiliation à une caisse de retraite complémentaire.
Dès le premier mois, vous établissez un bulletin de paie et transmettez une déclaration sociale nominative (DSN). Pour en savoir plus, consultez notre article sur les obligations de l’employeur en matière de paie.
En Alsace-Moselle, le salarié relève en outre du régime local d’assurance maladie : sa cotisation spécifique doit apparaître sur le bulletin.
Accueillir votre salarié
Au-delà des formalités, préparez l’intégration : poste de travail, consignes de sécurité, présentation de l’équipe, objectifs de la période d’essai. Remettez aussi les informations utiles par écrit. Une première embauche réussie se joue souvent dans les premières semaines.
Se faire accompagner
Choix du contrat, classification, aides éventuelles, coût global du poste : chaque situation est particulière. Notre équipe paie et gestion sociale peut prendre en charge les formalités et l’établissement des bulletins. Si vous êtes en phase de lancement, notre accompagnement création et conseil vous aide à chiffrer le recrutement en amont. Pour un point sur votre projet, contactez-nous.
Une question sur votre situation ?
Les experts-comptables du cabinet TWO, à Hoerdt, vous répondent : premier rendez-vous sans engagement.
Sources : « DPAE – Réaliser la déclaration préalable à l’embauche », Urssaf (urssaf.fr), mis à jour le 15 juillet 2026 ; « Nouvel employeur : tout savoir sur vos démarches liées à l’embauche », Urssaf (urssaf.fr), mis à jour le 1er octobre 2026 ; « Mettre en place une complémentaire frais de santé obligatoire », Urssaf (urssaf.fr) ; « Registres obligatoires dans l’entreprise », Entreprendre Service Public (entreprendre.service-public.gouv.fr), vérifié le 5 février 2026 ; « Médecine du travail : qu’est-ce que la visite d’information et de prévention (VIP) ? », Service Public (service-public.gouv.fr, fiche F34061) ; « Déclaration sociale nominative (DSN) », Entreprendre Service Public, vérifié le 4 mai 2026.
